С 2020 года начался добровольный переход на электронные трудовые книжки. Соответствующие изменения внесены в 2019 году в Трудовой кодекс РФ, а также в закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».  Рассказать об этом мы попросили начальника  межрайонного управления ПФР в Козловском районе  Надежду Макарычеву.

Что же  представляет собой электронная трудовая книжка? Электронная трудовая книжка – это новый  цифровой формат хорошо знакомого всем работающим документа. Она обеспечивает постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям открывает новые возможности кадрового учета. Переход к новому формату добровольный, и позволяет бумажную трудовую книжку быть столько, сколько это необходимо.

Каковы же преимущества электронной трудовой книжки? Она  позволяет оперативно получать достоверную информацию о трудовой деятельности, минимизирует риски потери сведений, дает возможность  работнику контролировать правильность внесения сведений работодателем, дистанционно устроиться на работу, а также оформлять пенсии по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.   В ней сохранен  практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке: информация о работнике; даты приема, увольнения, перевода на другую работу; место работы; вид мероприятия (прием, перевод, увольнение); должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение; вид поручаемой работы; основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа); причины прекращения трудового договора. 

Для всех граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и  осуществляется только с согласия человека.  Письменное заявление о выбранном варианте ведения трудовой книжки, оформленное  в произвольной форме, работник должен подать своему работодателю до конца 2020 года. Информацию о поданном работником заявлении работодатель передает в ПФР  для хранения в  его информационных ресурсах.

Лица, которые подадут заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, получат бумажную трудовую на руки, при этом в нее вносится соответствующая запись о сделанном выборе. Те, кто не смог по каким-либо причинам  до конца текущего года подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав  его работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве.  У граждан, которые впервые устроятся на работу в 2021 году, трудовая книжка будет вестись только в электронном формате.

В связи с изменениями с 1 января 2020 года введена обязанность для работодателей ежемесячно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, в котором осуществлено кадровое мероприятие (прием, перевод, увольнение), представлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности. На основе этих данных будут формироваться электронные трудовые книжки. В случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией – работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или распоряжения. Причем данные подаются на всех работников независимо от выбранного способа  ведения трудовой книжки. При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную трудовую книжку.  За непредставление работодателем сведений в ПФР, представление сведений с нарушением срока или недостоверные сведения предусмотрена административная ответственность.

При переходе на новую форму кадрового учета, естественно, возникают вопросы. Давайте рассмотрим их.

Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

С информацией, содержащейся в своей  электронной трудовой книжке гражданин может ознакомиться в любое время в Личном кабинете на сайте ПФР в специальном разделе «Электронная трудовая книжка». Для получения сведений достаточно быть зарегистрированным на Едином портале Госуслуг.

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

– работодателю (по последнему месту работы);

– в территориальном органе Пенсионного фонда России;

– в многофункциональном центре (МФЦ).

Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что за данные будут защищены?

Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных. Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем фонда. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?

Аналогично другой отчетности в ПФР. В случаях приема на работу или увольнении сведения должны представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или распоряжения. Сведения о других кадровых изменениях, например, о переводе сотрудника на новую должность или выборе работником формы трудовой книжки, передаются не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том, и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность) в день прекращения трудового договора. В случае сохранения бумажной трудовой книжки данные будут фиксироваться в ней.

Что делать с бумажной трудовой после перехода на электронную? Можно выбросить?

Не следует выбрасывать. Ее надо сохранить, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии трудовой книжки фиксируются сведения начиная с 2020 года. А ранние записи сохраняются только в бумажном варианте. За сохранность бумажной книжки после того, как был выбран электронный вариант, отвечает его владелец.