В секторе архива Козловского муниципального округа в 238 фондах хранятся 30748 единиц хранений (52 процента дел постоянного хранения, 48 – по личному составу). Пополнение фондов архива происходит за счет ликвидированных организаций и источников комплектования муниципального архива.

В список организаций-источников комплектования сектора архива Козловского муниципального округа отнесены 26 организаций (7 государственных, 17 муниципальных   учреждений и 2 частных предприятия). В состав источников комплектования относятся все органы местного самоуправления округа, осуществляющие функции руководства, организации и контроля в установленной сфере деятельности, также государственные, муниципальные учреждения и частные предприятия, расположенные на территории округа, в процессе деятельности которых образуются ценные комплексы документов, наиболее полно отражающие определенную сферу деятельности и имеющие научно-историческое и практическое значение.

В соответствии с законодательством по архивному делу организации-источники комплектования сектор архива по истечении срока  ведомственного хранения (для муниципальных учреждений – 5 лет, государственных – 10 лет) должны передать в упорядоченном состоянии управленческие документы на хранение в сектор архива. Документы по личному составу этих организаций в архив передаются после их ликвидации. Так, в 2023 году на хранение в сектор  архива приняты документы ликвидированных органов местного самоуправления в количестве 1052 единиц хранения (902 – документы постоянного хранения за 1965-2022 годы, 143 – по личному составу за 1954-2022 годы).

С третьего квартала 2024 года ведется совместная с орготделом администрации округа работа по обработке документов Собрания депутатов и администрации Козловского района за 2011-2022 годы. Также в этом году поступили документы районной прокуратуры, Андреево-Базарского, Байгуловского, Карамышевского, Еметкинского, Тюрлеминского, Солдыбаевского сельских поселений за 1973-2022 годы.

В целях обеспечении сохранности документов в источниках комплектования сектора архива организациям необходимо своевременно проводить обработку документов для последующей их сдачи.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию.

По истечении сроков временного хранения в архиве организации (5 лет, 10 лет) документы передаются на постоянное хранение в сектор архива по описям дел, утвержденным Экспертно-проверочной комиссией Минкультуры Чувашии.  Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций, передающих документы.

Ежегодно в декабре проводится паспортизация организаций-источников комплектования сектора архива Козловского муниципального округа. В целях проведения качественной паспортизации сектор архива собирает паспорта архивов организаций на 1 декабря, в котором в количественном выражении указываются хранящиеся в организации документы постоянного хранения и по личному составу, крайние даты этих дел, количество заводимых в год дел и хранящихся сверх установленного срока документов.

По итогам паспортизации 2023 года в организациях хранятся 7420 единиц постоянного хранения, по личному составу – 1708.

Просьба к руководителям учреждений и ответственных работников по ведению архивного дела обратить особое внимание на своевременность обработки документов в целях недопущения их утери. Специалисты сектора архива окажут вам необходимую методическую и практическую помощь в этом нелегком деле.

Е. Мачулка,

заведующий сектором архива Козловского муниципального округа.